Pour assurer plus de cohérence entre sa gestion d'entreprise et ses activités, Groupe One décide en 2006 de se lancer dans une démarche de certification EMAS-easy. Le règlement EMAS (Eco Management and Audit Scheme), également appelé Eco-Audit, est une norme européenne révisée en 2004. Il définit un système volontaire basé sur l'amélioration continue des performances environnementales. EMAS-easy est une version simplifiée spécialement conçue pour les petites structures.

Indispensable pour Groupe One : tous les travailleurs ont été conviés à participer à la démarche ce qui a renforcé leur implication et leur approbation du processus.

Une des premières étapes a été d'utiliser le système des éco-cartes. Celui-ci consiste à ausculter chaque pièce du bâtiment pour y déceler les problèmes en terme de pertes ou de gaspillage d'énergie et à les indiquer sur un plan. Ces cartes des différentes pièces ont permis aux travailleurs de bien visualiser l'impact de leurs activités sur l'environnement et d'imaginer rapidement une série de solutions. A côté des éco-cartes, une étape clef dans la démarche a été de chiffrer les impacts environnementaux pour pouvoir se fixer alors des objectifs réalistes et calculables. Les quantités de papier utilisé ont donc été calculées avec précision, de même que la consommation d'énergie, les émissions de CO2, etc.

L'étape suivante a été de réfléchir, toujours de manière participative, aux actions à mettre en place pour atteindre les objectifs fixés. Pour chaque objectif et cible, un plan d'actions est dressé. Il y est précisé les responsabilités, des indicateurs mesurables et les dates butoirs. Une évaluation des compétences environnementales des responsables permet ensuite de fixer un programme de formation continue pour chacun, ceci afin de maximiser les chances d'arriver aux objectifs et cibles fixés. En outre, chaque nouveau membre de l'organisation a droit à une formation environnementale personnalisée de base. Un système d'évaluation a également été mis en place avec différents niveaux (mensuel, trimestriel et annuel). Il s'agit en effet d'un processus continu. Chaque évaluation, qui peut être considérée comme un nouvel audit, mène à un nouveau plan et de nouvelles actions.

Mais concrètement ? Groupe One a fixé son action sur cinq problématiques : les achats de biens et services, la consommation de papier, la gestion de déchets, la consommation d'énergie et d'eau et la mobilité (déplacements domicile travail et missions en Belgique et à l'étranger). Une grille des achats durables a été développée pour faciliter le choix d'achat le plus durable possible (biologique, équitable, recyclable, etc). Les achats sont également planifiés à l'avance et en plus grande quantité afin de réduire la masse de déchets. Le papier est systématiquement utilisé comme papier de brouillon s'il n'est imprimé que d'un seul côté. Le tri sélectif est de vigueur. Pour limiter la consommation d'eau pour les sanitaires, deux briques ont été placées dans les chasses de chaque toilette. Le chauffage est limité en journée, et est abaissée en soirée. En cas d'absence (pause de midi, réunion, etc) les lampes de bureau et les écrans PC sont éteints. Enfin, en terme de mobilité, les employés sont encouragés à utiliser des moyens de transport propres par le remboursement de leurs abonnements trains, bus, STIB à 75%. Les employés qui se rendent au travail à vélo bénéficient d'un remboursement de 0.15€ du km. Trois vélos sont mis à disposition du personnel pour les déplacements courts en plus des deux voitures de société. Pour les transports internationaux, Groupe One essaie de privilégier le train à l'avion pour les trajets de moins de 5h et les réunions par téléconférence avec leurs partenaires Sud lorsque celles-ci peuvent éviter des trajets inutiles.

Dernière clef du processus : la Déclaration environnementale qui consigne tout cela par écrit et permet de visibiliser une visibilité tant en interne qu'à l'extérieur. Celle-ci est téléchargeable à l'adresse suivante : http://www.groupeone.be/emas/Decla_Env30_08_2006.pdf