Le programme rassemble actuellement trois axes :
- les demandes des clients (acceptation du devis, commande, chantier),
- les données liées aux stagiaires (Données sociales, inscriptions, accueil et début de la formation, sortie et suivi du stagiaire)
- et enfin, les données propres aux chantiers (càd les renseignements que chaque équipe ou formateur rapporte tous les jours : achats matériaux, kilométrage effectué, heures de travail,...). Il permet également la gestion des stocks.
Ce programme permet ainsi d'assurer à la fois le suivi des chantiers (calcul du prix de revient, coût,...) mais également le suivi des stagiaires (évaluation des formations et du travail sur chantier). Une partie de ces informations sont accessibles à tous, une partie est réservée au service social de l'EFT ou au coordinateur pédagogique.
La version actuelle tourne sur ACCESS.

La nouvelle version sera plus large encore puisqu'elle permettra d'avoir un fichier complet par stagiaire comprenant le suivi des stagiaires depuis leur première séance d'information jusqu'au suivi des stages extérieures ainsi que des entrepreneurs partenaires. Côté clients, le suivi s'étendra aux demandes de devis, premier contact et envoie de devis ainsi qu' à la facturation en fin de chantier. Il intégrera également la gestion du parc voiture, etc.

Ce nouveau logiciel tourne surWINDEV. Il est basé sur l'action : si une personne téléphone pour demander un devis, une action est créée et envoyée au coordinateur-deviseur. Cela met en évidence le fait qu'on est dans une chaîne de production et que chacun a un rôle à y jouer. Les fonctions sont ainsi reprécisées et les procédures sont plus formalisées.

L'outil a été développé par une EFT dans le domaine de la construction mais pourrait être adapté à d'autres secteurs d'activité.  

Points forts :
- permet de croiser toutes des infos qui sont inter-relliées : chantier, stagiaires, clients mais également de sortir des données propres à chacun de ces aspects de l'activités.
- Permet de répondre à une série de questions que QCAF se pose sur son activité : délais entre un devis et une commande, nombre d'inscriptions fermes suite aux séances d'information, évolutions du nombre de personnes présentes aux séances d'information,...
- Améliore l'organisation générale du travail et la vision que l'on peut en avoir.
- Participe à la responsabilisation des membres de l'équipe (fonctions précisées, procédures de travail plus formalisées).

Points faibles :
Le renouvellement de l'outil (actuellement en cours) devrait permettre de répondre aux principales faiblesses de l'outil utilisé jusqu'ici.