L'encodage est réservé à certains personnes devant s'identifier au moyen d'un mot de passe. Ces personnes sont amenées à introduire les données pertinentes (date, heure, quelle salle, pour quel événement, personne responsable...) sur des pages web prédéfinies.

Les personnes qui consultent le font via une interface web ; des vues par jour, semaine, mois, catégories sont disponibles ainsi que la possibilité de réaliser des recherches sur les intitulés des événements, ou les personnes responsables.

Points forts : Centralisation de l'information, identification de l'encodeur, ergonomie, évolution possible, export pour gestion de base de données possible, accès sécurisé.

Point faibles : outil « en ligne » - requiert donc le passage par Internet / outil dépendant des navigateurs web - demande donc régulièrement des mises à jour techniques (exemple : passage d'Internet Explorer 6 à Internet Explorer 7).